E-parapheur, c’est quoi ?
E-parapheur, parapheur électronique ou encore parapheur numérique, plusieurs noms pour désigner une solution unique. Il s’agit d’un logiciel qui offre un circuit de validation pour un document numérique jusqu’à sa signature électronique.
A l’heure de la dématérialisation, les gouvernements successifs affichent clairement leur ambition : moderniser le service public. Les collectivités territoriales doivent s’approprier le processus de transformation numérique tout en préservant la qualité de service et la satisfaction des citoyens. C’est ici qu’intervient l’e-parapheur. Cet outil accompagne les collectivités dans la dématérialisation des méthodes de validation et de signature des documents.
Quel est l’intérêt d’un parapheur électronique ? Comment utiliser un parapheur numérique ? Comment choisir le meilleur logiciel e-parapheur pour sa mairie ou sa collectivité ? Cet article vous apporte des réponses et vous aide à mieux comprendre ce système.
Comment fonctionne un e-parapheur ?
Le parapheur numérique propose un espace dédié à la signature électronique. Les documents à signer sont regroupés au sein d’une même interface. Chaque document est affecté au service compétent et soumis à la validation et la signature du ou des décideur(s) habilité(s).
L’utilisation d’un parapheur électronique permet de traiter une tâche de manière collaborative. Les intervenants consultent l’état d’avancement du processus de validation d’un document numérique. Des notifications avertissent chaque utilisateur des actions à effectuer.
Le signataire a accès à l’ensemble des documents à approuver grâce à une interface ergonomique et simplifiée. La digitalisation du circuit de validation permet d’accélérer les délais de traitement tout en conservant la fiabilité et la confidentialité des demandes à compléter.
Certains logiciels e-parapheur offrent la possibilité d’adopter un processus de signature en deux étapes. Les documents à valider peuvent faire l’objet d’un visa avant d’être soumis à signature.
Pourquoi utiliser un parapheur numérique ?
Les collectivités font face à de nombreuses problématiques concernant la validation et la signature des documents :
- Délais de traitement trop longs à cause d’un problème d’organisation ;
- Difficulté de communication interne ;
- Manque de fluidité dans la transmission des documents ;
- Flux important de documents à signer ;
- Disponibilité des élus et signataires compliquée à anticiper du fait de leurs nombreux déplacements.
Le parapheur électronique représente une solution concrète pour pallier ces désagréments.
Quel est l’intérêt d’un parapheur électronique ?
Le recours au e-parapheur permet aux collectivités d’intégrer les enjeux liés à la transformation numérique des services publics. Le parapheur électronique apporte une optimisation des circuits de validation et de signature des documents au sein des mairies et des administrations.
L’e-parapheur assure la traçabilité des échanges
La dématérialisation des processus sécurise le stockage des documents. Les actions de chaque intervenant sont enregistrées au sein du logiciel e-parapheur. Les commentaires, annotations et signatures donnent lieu à un historique complet. Cette traçabilité peut être utilisée en cas de litige.
Le parapheur numérique accélère la performance
Grâce à un outil collaboratif et une interface en temps réel, le parapheur électronique soutient la productivité de l’ensemble des services de la collectivité. Cette solution innovante et facile à prendre en main améliore la réactivité. Les conditions de travail des agents et des élus sont optimisées. Cette efficacité se ressent jusque dans l’expérience des citoyens, satisfaits de la qualité de service.
Le parapheur électronique permet de réduire les coûts
La dématérialisation diminue l’ensemble des frais liés à l’impression des documents et à l’envoi postal. Même si adresser des courriers reste parfois une solution préférable, l’accès à la validation et la signature électronique des documents est une avancée incontestée pour préserver le budget de fonctionnement des mairies et collectivités.
Quels sont les avantages d’un e-parapheur ?
Le parapheur électronique s’adapte à toutes sortes de documents. Les courriers, les contrats, les factures, les bons de commande ou encore les documents administratifs peuvent être signés électroniquement de manière facile et rapide.
La dématérialisation du processus de validation et de signature des documents suit un parcours qui garantit la même valeur légale qu’un original en format papier.
Les avantages à utiliser un parapheur numérique sont nombreux. Parmi les atouts de l’e-parapheur, nous pouvons citer les éléments suivants :
- Diffusion des documents en format numérique facilitée ; **
- Gain de temps pour les élus et l’ensemble des intervenants ;
- Accélération des délais de traitement des collectivités ;
- Archivage sécurisé des documents signés de façon électronique ;
- Sécurisation des échanges entre les collaborateurs ;
- Simplification des processus grâce à la dématérialisation ;
- Réduction des coûts liés à l’impression grâce à la signature électronique ;
- Respect de la confidentialité au sein d’un système sécurisé ;
- Intégrité des documents et valeur légale de la signature garantie ;
- Gain de productivité pour les agents ;
- Meilleure expérience usager grâce à des réponses rapides et efficaces ;
- Collaboration à distance et en temps réel.
Comment choisir son logiciel de parapheur électronique ?
Pour sélectionner le meilleur logiciel de parapheur numérique, il convient d’analyser les points suivants.
Choisir un e-parapheur adapté à la taille de la commune
Si votre collectivité concentre 1000 ou 50 000 habitants, ce n’est pas la même chose. Les enjeux en matière d’organisation et d’optimisation des processus sont différents. Les flux de demandes et de documents à signer ne sont pas les mêmes.
Etudier les fonctionnalités du parapheur électronique
Tous les logiciels de parapheur numérique ne se valent pas. Si certains se cantonnent à la validation et la signature de documents, d’autres proposent des outils performants supplémentaires.
Vérifier la simplicité d’utilisation du e-parapheur
L’objectif d’adopter un parapheur électronique réside notamment dans le gain de temps et de productivité. Une interface ergonomique et intuitive est indispensable pour que l’e-parapheur soit accepté et utilisé correctement par l’ensemble des agents.
Préférer un e-parapheur 100% Web
Il existe plusieurs systèmes de parapheur électronique. Certains nécessitent une installation longue et coûteuse. D’autres ont le mérite de pouvoir être utilisés juste avec une connexion internet.
Opter pour un parapheur électronique qui s’adapte à tous les supports
Un élu est souvent en déplacement. Il est plus pratique pour lui d’avoir accès à son e-parapheur depuis n’importe quel appareil.
Choisir une entreprise qui propose la formation des agents au e-parapheur
Puisque l’introduction d’un nouvel outil au sein de vos services va certainement révolutionner le quotidien de vos agents, il est important que des sessions de formation soient incluses avec l’achat d’un parapheur numérique.
Vous connaissez désormais l’utilité d’un e-parapheur pour une collectivité. Si ces avantages sont nombreux, il reste essentiel de choisir un parapheur électronique adapté à vos besoins. Le Parapheur vous guide et vous conseille en fonction de vos attentes et de vos contraintes.
