Règles d'or du lancement d'un outil de gestion des demandes

Votre logiciel de traitement des demandes est désormais configuré et prêt à être lancé, plongez-vous dans cette documentation que nous envoyons aux clients du Parapheur avant leur lancement officiel sur l’outil.

Vous trouverez les 10 règles d’or à respecter pour un lancement réussi et une prise en main rapide de votre plateforme :

1 - Gardez près de vous la fiche des adresses utiles transmise

Distribuée pendant la formation, cette fiche vous permettra de vous connecter, transférer un email sur l’outil et le support de la formation.

2 - Enregistrez le raccourci vers Le Parapheur

À minima, mettez Le Parapheur en favori sur votre navigateur. Nous conseillons d’utiliser Google Chrome ou Firefox. Pour aller plus loin, vous pouvez mettre Le Parapheur sur votre session en épinglant l’icône sur votre barre d’accueil.

3 - Installez l’application sur votre smartphone

Rendez-vous sur app.le-parapheur.fr depuis navigateur puis installez l’application sur votre téléphone. Vous ne trouverez pas Le Parapheur sur l’appstore ou sur le play store (Android) car c’est une webapp.

4 - Paramétrez votre signature email

Pour cela, depuis la même adresse email que celle que vous utilisez pour vous connecter au Parapheur, envoyez un email à l’adresse signature@le-parapheur.fr dans lequel, seule votre bandeau de signature apparaît. Vous pouvez faire de même depuis une adresse de service.

5 - Paramétrez vos notifications

Si vous ne l’avez pas déjà fait, paramétrez les notifications que vous voulez recevoir : via l’application et/ou via email. Nous vous recommandons d’activer les notifications par email lorsqu’une tâche a été assignée à votre service et en cas de commentaire (@) par un utilisateur. De cette manière, vous ne verrez que le plus important !

6 - Notez les noms et coordonnées des administrateurs du Parapheur

Une équipe a été désignée pour s’occuper de la gestion quotidienne de l’outil, notez bien leurs noms et coordonnées. Ils seront là pour vous aider lors du lancement du Parapheur, notamment sur les questions d’organisation interne. L’équipe du Parapheur pourra également vous accompagner et vous répondre si vous avez des interrogations.

7 - Réalisez quelques tests

Nous vous préconisons toujours de réaliser quelques tests pour bien vous approprier l’outil avant le lancement : scanner un document, créer une tâche, transférer un email, rédiger une réponse, envoyer un email, archiver une tâche, etc. Plus vous allez pratiquer, plus vous vous sentirez à l’aise lors du démarrage !

8 - Synchronisez votre compte Outlook

Outlook est votre messagerie professionnelle ? Vous pouvez peut-être la synchroniser au Parapheur. Essayez la synchronisation ! Les emails envoyés depuis Le Parapheur apparaîtront dans vos emails envoyés d’Outlook.

9 - Déterminez la date idéale pour le lancement !

Un lancement trop tardif et les participants formés risquent d’oublier certains éléments de la formation. Le Parapheur est intuitif et simple mais autant profiter et capitaliser sur la formation. Mon conseil est de commencer à intégrer de vraies demandes d’administrés le lendemain ou quelques jours après la formation.

10 - Indiquez vos informations personnelles

Sur Le Parapheur, vous allez pouvoir ajouter une photo, visible uniquement par les membres de votre organisation. Cela rend l’usage de votre outil de travail quotidien plus convivial ! 😁

En suivant ces étapes, vous serez bien préparé pour utiliser votre outil de traitement des demandes, de manière efficace, dès le premier jour.