12 étapes clés pour faciliter la configuration de votre outil de gestion des demandes

Vous êtes sur le point de paramétrer votre logiciel de gestion des demandes administratives et vous souhaitez vous assurer que tout se déroule sans accroc ?

Pour vous accompagner dans cette démarche, nous avons compilé les 12 étapes-clés qui garantissent une configuration sereine et efficace du Parapheur

Étape 1 : Réfléchissez aux services qui pourraient composer votre outil. Notez absolument tous les services, pôles, directions qui composent votre organisation. Incluez également les adresses génériques pour que les agents puissent utiliser des adresses partagées plutôt que leurs adresses personnelles pour répondre aux administrés.

Étape 2 : Identifiez les utilisateurs à ajouter sur l’outil. Inutile de mettre tous les agents qui travaillent à la collectivité. Il vaut mieux ajouter les personnes qui seront amenées à travailler avec l’outil pour enregistrer le courrier, répondre aux administrés, réaliser des actions sur le terrain ou simplement à prendre de l’information.

Étape 3 : Classez les utilisateurs par rôle afin de former prioritairement certains utilisateurs Créez deux groupes : ceux qui reçoivent beaucoup de courriers et les autres. Cela vous sera utile pour définir les participants à la formation.

Étape 4 : Un nouvel outil est l’occasion de simplifier les procédures ! Pensez à votre fonctionnement : qui ventile le courrier ? Qui valide le courrier ? De combien de visas et signature(s) ai-je besoin ? Sont-elles toutes essentielles ? Toutes ces étapes sont-elles indispensables ? Nous nous adaptons à votre organisation et votre fonctionnement internes mais la simplification de votre circuit de traitement facilite la prise en main de l'outil pour les agents.

Étape 5 : Mettez de l’ordre dans vos circuits de validation. Indiquez les personnes qui valident les courriers sortants de la collectivité. Par exemple : Les courriers classiques des administrés sont visés par la DGS puis signés par le Maire. → Suivez ce raisonnement avec toutes les typologies de courrier.

Étape 6 : Récupérez la signature de vos élus. Pour préparer la configuration, demandez aux élus qui possèdent la délégation de signature d’émarger une feuille blanche. Rajoutez la marianne dessus et scannez le document. Vous pourrez ainsi télécharger la signature avant de l’ajouter sur le logiciel.

Étape 7 : Vérifiez que votre scanner est bien paramétré. Le Parapheur fonctionne avec tous les scanners tant qu’ils ont l’option Scan-to-mail activée. Ce n’est pas le cas ? Pas de panique, vous pouvez demander à votre prestataire d’activer cette option sur votre photocopieur.

Étape 8 : Récupérez l’adresse email de votre photocopieur. Pour gagner du temps lors de la configuration, vous pouvez récupérer l’adresse email émettrice de votre scanner. Pour ce faire, il suffit de scanner un document vers votre adresse email. L’expéditeur de l’email est l’adresse de votre scanner.

Étape 9 : Enregistrez l’adresse du Parapheur sur votre scanner. Il est possible d’enregistrer l’adresse scanner@mail.le-parapheur.fr afin de permettre commencer le paramétrage de votre scanner.

Étape 10 : Demandez les modèles d’email les plus utilisés pour répondre aux administrés. Réponse aux invitations, à la prise de rdv avec un élu, à un stationnement gênant, à une candidature, … Rassemblez les modèles de réponse utilisés par chaque agent pour répondre aux administrés. Il ne vous restera plus qu’à faire un copier/coller sur Le Parapheur !

Étape 11 : Trouvez un courrier de réponse envoyé. Dénichez un courrier de réponse envoyé à un administré (non confidentiel) pour que nous puissions reproduire votre charte graphique sur Le Parapheur. L’idéal c’est de trouver une réponse déjà envoyée à un administré pour connaître vos marges, police, taille, etc. Si votre charte graphique n’est pas définie, c’est aussi l’occasion de le faire !

Étape 12 : Déterminez les agents clés pour la formation. N’invitez pas tout le monde à la formation. Certains agents, élus ou conseillers municipaux n’ont pas besoin d’être formés au Parapheur car seront des utilisateurs très exceptionnels de l’outil (1 à 2 fois par mois). Il est préférable de demander à un collègue le moment venu ou bien de se rendre sur le site de formation pour suivre la procédure.

Privilégiez en priorité les utilisateurs qui vont gérer quotidiennement l’enregistrement du courrier, la ventilation, la rédaction et la validation de courriers sortants.

Pour conclure, nous espérons que ces étapes vous aideront à configurer le Parapheur de manière optimale. N'hésitez pas à contacter notre équipe pour toute question ou besoin d'assistance supplémentaire.