Conseils d'experts : Comment réussir le déploiement d'un logiciel de traitement du courrier comme Le Parapheur ?
Le déploiement d'un nouvel outil de gestion des demandes d'administrés tel que le Parapheur peut vous sembler plus complexe qu’il n’y paraît. Pourtant, avec une bonne préparation et une stratégie efficace, il est possible de garantir un lancement réussi et une adoption optimale par les équipes. Dans cet article, nous avons recueilli les témoignages d'administrateurs du Parapheur, nos précieux clients, qui partagent avec vous leurs conseils et bonnes pratiques pour un déploiement en interne réussi.
1. Mise en place de règles de nommage : Dès le lancement de l’outil, pour faciliter la recherche et la gestion à long terme des tâches, William Boinot, responsable des affaires juridiques et chargé de la gestion du Parapheur à Fontaine-le-Comte, a introduit des règles de nommage claires et cohérentes. “En définissant des règles de nommage des affaires renseignées dans Le Parapheur, les utilisateurs de notre structure peuvent plus facilement retrouver les documents et les demandes associés, même après plusieurs mois.”
2. Réunions et sessions interactives : Pour Sylvie Szendro et Mathilde Briand, assistantes administratives et administratrices du Parapheur à Saint-André-des-Eaux, la clé d'un déploiement réussi réside dans la formation continue des utilisateurs. "Nous organisons régulièrement des sessions interactives ouvertes aux utilisateurs comprenant des moments de questions/réponses, des exercices pratiques et des démonstrations en direct et échanger des astuces. Cela permet de maintenir leur engagement et d'assurer une adoption pérenne de l'outil."
3. Impliquer les utilisateurs dès le début : Pour Virginie Lemoine, cheffe du service Accueil et informations, administratrice du Parapheur à Villebon-sur-Yvette, impliquer les utilisateurs dès le début du processus est essentiel. Elle explique qu’ils ont mis en place “un groupe de travail composé de représentants de chaque service pour définir les besoins spécifiques et les attentes des utilisateurs. Cela nous a permis de personnaliser l'outil en fonction de leurs besoins réels."
4. Distribution de notices d'utilisation : Au bout de quelques semaines d’utilisation, les administrateurs commencent à s’approprier l’outil de manière à l’expliquer ses rouages eu égard du fonctionnement. Virginie Lemoine explique qu’ “en plus des supports proposés par l’équipe du Parapheur, nous fournissons régulièrement des notices d'utilisation détaillées de l’outil à nos utilisateurs en fonction de notre organisation interne. Ces documents comprennent des instructions pas à pas sur les fonctionnalités clés, des astuces pratiques et des conseils pour optimiser l'efficacité de leur travail quotidien.” En conclusion, le succès du déploiement du Parapheur en interne repose sur une combinaison de formation continue, d'implication des différents acteurs (utilisateurs, administrateurs et Direction générale), de support personnalisé, de communication transparente. En suivant les conseils de ces administrateurs expérimentés, vous pourrez mettre en place une stratégie efficace et garantir une adoption optimale de l'outil au sein de votre organisation.
Si vous envisagez de déployer le Parapheur dans votre organisation et que vous avez besoin de conseils supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter. Notre équipe est là pour vous aider à réussir votre transition vers cet outil de gestion des demandes d'administrés.
L'équipe du Parapheur remercie chaleureusement nos précieux clients pour leurs témoignages inspirants et leur contribution à l'amélioration continue de notre service. Votre satisfaction est notre plus grande récompense, et nous sommes fiers de vous accompagner dans votre réussite.
