9 conseils pour améliorer la gestion des flux de courriers

Même si les canaux de communication numérique sont de plus en plus utilisés par les administrés, de nombreux citoyens continuent de contacter leur mairie par écrit. Améliorer la gestion des flux de courriers devient un objectif essentiel pour répondre efficacement aux nombreuses lettres qui arrivent chaque semaine à l’accueil de votre municipalité.

Ces demandes manuscrites exigent d’être réceptionnées, triées, qualifiées, ventilées, traitées et archivées. Ce processus de traitement des courriers représente un enjeu majeur. Des retours cohérents doivent être transmis aux émetteurs, dans des délais raisonnables, afin de renforcer la confiance des habitants et garantir la qualité du service public.

Dans ce contexte, un système de Gestion Électronique des Courriers (GEC) peut soutenir l’efficacité et la productivité des fonctionnaires. Grâce à un outil performant, le quotidien des agents est amélioré, les procédures sont simplifiées, l’organisation est perfectionnée et la gestion des flux de courriers est optimisée.

Comment une application de Gestion Électronique des Courriers améliore le traitement des courriers entrants et sortants ? Quelles sont les fonctionnalités d’un outil GEC ? Comment déployer une solution de Gestion Électronique des Courriers au sein de votre collectivité ?

Cet article vous détaille 9 conseils pour optimiser la gestion des flux de courriers et adopter un logiciel de Gestion Électronique des Courriers.

1- Dématérialiser la gestion des flux de courriers

Dématérialiser les courriers signifie numériser ces demandes pour les transformer en format électronique. La digitalisation du processus de gestion des courriers permet d’éviter les pertes de lettres et autres pièces administratives. C’est une solution pertinente pour supprimer les inconvénients liés au support papier.

Cette méthode permet d’améliorer :

• La diffusion des courriers au sein des différents services ;
• L’organisation mise en place pour traiter les courriers ;
• Le temps de recherche d’un courrier entrant ou sortant ;
• La communication interne autour de la gestion d’un courrier.

2 - Centraliser les flux de courriers

Grâce à la dématérialisation des flux de courriers, l’ensemble des demandes reçues sont centralisées au sein d’une même interface. Un outil de travail commun rassemble l’intégralité des courriers. Chaque agent peut consulter les requêtes à traiter grâce à une application unique de Gestion Électronique du Courrier.

Ce système a l’avantage de permettre à tous les fonctionnaires d’accéder rapidement aux courriers. Les agents en télétravail peuvent rechercher une demande d’administré et avancer sur les tâches en cours depuis leur domicile. La plateforme GEC en ligne peut être consultée depuis n’importe quel appareil. Ainsi, les élus en déplacement interagissent rapidement sur les requêtes à traiter.

3 - Qualifier et ventiler plus facilement les courriers entrants

Un logiciel de Gestion Électronique des Courriers propose des fonctionnalités pour qualifier et ventiler les demandes simplement. Grâce à l’automatisation d’un système GEC, la numérisation d’un courrier donne lieu à la création d’une tâche. L’émetteur de la demande, la date de réception et toutes les informations de contact sont enregistrées. **

Le courrier peut être transmis aux services compétents directement depuis la plateforme de Gestion Électronique des Courriers. La diffusion du dossier en cours peut être étendue à tous les utilisateurs qui doivent en être informés. Il n’est plus nécessaire de réaliser de nombreuses photocopies à faire circuler dans différents services.

4 - Utiliser une interface collaborative pour renforcer la coopération autour de la gestion du courrier

Un logiciel de Gestion Électronique du Courrier favorise les échanges et la communication entre les services. Chaque agent peut commenter, annoter et alimenter le dossier. Les interactions se font en temps réel. L’historique des messages est sauvegardé.

Chaque intervenant au dossier peut suivre l’avancement du traitement du courrier. L’application GEC soutient la productivité et la réactivité.

5 - Organiser la gestion des flux de courriers grâce à un outil GEC

La réception d’un courrier implique un grand nombre de tâches :

• Ouvrir et lire le courrier ;
• Conserver le nom et les coordonnées de l’émetteur, tout comme l’objet de la demande ;
• Transmettre le courrier au Maire ou au DGS pour ventilation ;
• Communiquer le courrier au service compétent ;
• Informer les services indirectement liés au courrier ;
• Relancer les fonctionnaires en charge du courrier pour suivre leurs avancées ;
• Rédiger un projet de réponse ;
• Transmettre la réponse au DGS ou au Maire pour validation et signature ;
• En cas de modifications à apporter, réimprimer le courrier et reprendre la chaine de validation ;
• Envoyer la réponse ;
• Classer et archiver le courrier.

La multiplication des actions à réaliser peut engendrer des problèmes d’organisation et faire obstacle à un traitement efficace et rapide du courrier.

L’outil de Gestion Électronique des Courriers va soit automatiser la tâche, soit l'accélérer grandement. Chaque étape de prise en charge est facilitée par une solution collaborative et intuitive. Le courrier est qualifié, ventilé et affecté rapidement. Les agents qui doivent intervenir sont informés par un système de notification. Le suivi du dossier est facilité grâce à la centralisation des données et l’enregistrement des échanges.

6 - Coordonner la réponse aux courriers avec une solution de Gestion Électronique du Courrier

La solution GEC en ligne améliore la gestion des courriers sortants. Rédiger une réponse devient plus simple et plus rapide. La plateforme de Gestion Électronique des Courriers propose des réponses types afin d’améliorer la réactivité des services.

La charte graphique de la collectivité est enregistrée et paramétrer pour renforcer l’aspect qualitatif des courriers de réponse envoyés.

7 - Faciliter le circuit de validation et de signature des courriers grâce à un logiciel GEC

Pour améliorer la gestion des flux de courriers, il est essentiel d’optimiser le circuit de validation et de signature des documents. Les courriers sortants bénéficient alors d’une meilleure réactivité. Le temps de réponse et les délais de traitement sont réduits.

Le logiciel GEC inclut les fonctions d’un parapheur électronique. Les élus suivent les demandes en cours. Ils échangent avec les agents en charge du courrier grâce à l’interface collaborative. Ils valident et signent le courrier sortant ou n’importe quel autre document directement depuis l’application partagée, accessible à tout moment et sur tous types d’appareils.

8 - Sécuriser l’archivage des courriers au sein d’une application de Gestion Électronique des Courriers

L’une des difficultés dans la gestion des flux de courriers réside dans leur classement et leur archivage. Le système de Gestion Électronique du Courrier permet de sauvegarder les pièces administratives de manière entièrement sécurisée. La recherche de document est simplifiée, pour un gain de temps maximal.

9 - Déployer un outil de Gestion Électronique du Courrier dans votre collectivité

Adopter une approche digitalisée et automatisée pour gérer les courriers entrants et sortants suppose de nombreux avantages. Pour mettre en place une solution de Gestion Électronique des Courriers au sein de votre collectivité, il est essentiel d’analyser vos besoins et vos contraintes.

Le Parapheur propose des formules adaptées aux mairies selon la taille de la commune et le nombre d’agents. La solution GEC 100% web offre une accessibilité optimale. L’interface ergonomique et intuitive est aisément adoptée par les fonctionnaires. Les différents services sont formés à utiliser l’outil pour une prise en main facilitée.

Ces 9 conseils vous aident à comprendre les mécanismes à mettre en place pour améliorer la gestion des flux de courriers au sein de votre collectivité. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez aller plus loin, contactez Le Parapheur !