🌊 Le tsunami des e-mails, le cauchemar des élus ? 🌊
💻 La conversation électronique accélère la communication entre l’administré et sa commune. Paradoxalement, elle peut aussi rendre impatients celles et ceux qui écrivent aux collectivités et attendent une réponse quasi immédiate de l’élu sollicité.
🤯 La machine administrative n’existe plus, "c'est l'élu qui devient responsable voire coupable de l'absence de réponse à la demande du citoyen".
Certes, la collectivité gagne en efficacité grâce à ces emails mais l’élu reçoit en direct de plus en plus de sollicitations et la demande du riverain envahit ses soirées, week-ends et nuits.
🆘 La frontière entre vie publique et vie personnelle devient inexistante. Une élue d’une collectivité nous disait récemment que “les demandes des habitants forment un tsunami permanent”.
🌪️ Insurmontable ? Peut-être pas. Dès lors, comment se sortir de cette spirale infernale ?
👉 Quelques conseils pour l’élu ou le chef de service, afin de mieux traiter ces nombreuses demandes : 🔎
👉 Quand vous répondez à un administré, ne mettez pas les personnes en charge du problème en cc (copie classique) mais bien en cci (copie cachée) 🌟
Ceci afin d’éviter que l’administré n’écrive à quelqu’un d’autre et double la demande en interne. 📧 C’est une perte de temps supplémentaire lorsque vous recevez par un autre chemin la demande qui vous était adressée initialement (“la boucle infinie !”)
👉 Quand vous transférez le problème aux équipes internes pour résolution (collaborateurs ou services), mettez un seul destinataire principal et le reste en cc 🌟 📥 Vous éviterez ainsi un quiproquo quant au responsable du problème.
👉 TRÈS IMPORTANT : Accusez tout de suite réception 🌟
“Votre e-mail a été bien reçu … nous y répondrons prochainement”. ✅ C’est un conseil qui peut vraiment simplifier vos échanges et est très facile à mettre en place.
👉 Ne vous transformez pas en chef de service si vous êtes élu 🌟
👀 Confiez la responsabilité de la tâche à un responsable de service qui connaît la problématique et demandez lui une réponse avant (...) jours.
👉 Il est possible d’envoyer ultérieurement un email sur Outlook et gmail 🌟
N’hésitez pas à vous auto-transférer le mail du riverain 15 jours plus tard en y ajoutant “ceci est-il fait ?”. ⏰ Pratique simple qui vous remettra en tête une problématique qui a pu être oubliée.
Système d'envoi différé sur gmail
Système d'envoi différé sur Outlook
👉 Ne répondez pas forcément par e-mail ! 🌟
Dans un article sur la gestion du courrier, nous vous invitions à ne pas forcément respecter le parallélisme des formes. 💻
📮Cela vaut aussi pour certains e-mails qui nécessitent une réponse formelle de l’administration : urbanisme, dérogation scolaire, mariage … 📞 Certes, un e-mail a une forme de valeur juridique mais il faut aussi prendre en compte la valeur symbolique du courrier papier qui appuie votre réponse (qu’elle soit positive ou négative).
👉 Traitez tout de suite vos e-mails qui prennent moins de deux minutes à répondre 🌟
On vous conseille l’excellent article de Thomas M à ce sujet, expert en productivité. ⏱️ Il invite à répondre très vite à ce qui prend peu de temps pour se débarrasser l’esprit et incite à ce qu’il appelle l’INBOX 0 (le fait de tout archiver après traitement) pour mieux gérer votre flux de courriers.
🖇️ Bien entendu, ces petits conseils ne pourront pas tout résoudre. On a ainsi imaginé avec Le Parapheur la possibilité d’envoyer n’importe quel email dans l’outil de gestion par un simple transfert d’e-mail.📥 Votre e-mail est ainsi considéré comme un courrier à part entière et pourra directement être traité par les services. Vous suivrez l’évolution de la demande jusqu’à son archivage.🗂️
